Asistente Administrativo

Duración: - 2021-12-31
Puesto de trabajo: Asistente Administrativo

Descripción del trabajo

Estamos buscando una asistente administrativa para que sea parte de nuestro equipo en Malla Agency, SRL. 

Funciones principales
  • - Gestionar todas las llamadas, y correos electrónicos, tanto entrantes como salientes.
    • * Monitorear, responder y reenviar correos entrantes de manera constante.
    • * Localizar y restituir las propuestas de los clientes (diseños y reportes).
  • - Redactar, archivar y revisar documentos, tales como recibos, reportes, memos, hojas de cálculos y otros documentos administrativos:
    • * Redactar, revisar y distribuir.
    • * Actualizar y mantener al día los procedimientos y guías existentes, las listas de contactos, entre otros.
  • - Archivar y organizar documentos, tanto físicos como digitales, incluyendo correos electrónicos, recibos, reportes y otros documentos administrativos:
    • * Escanear documentos físicos para respaldarlos de forma digital.
    • * Brindar asistencia registrando información y realizando el mantenimiento de la base de datos.
  • - Coordinar y agendar reuniones de negocios, entrevistas, citas, eventos corporativos y otras actividades afines:
    • * Gestionar el calendario y coordinar el trabajo con las reuniones de negocios.
    • * Generar el orden del día para las reuniones con el objetivo de que se lleven a cabo de manera eficiente.
    • * Tomar notas durante las reuniones laborales, generar un resumen y distribuirlo entre las personas correspondientes.
  • - Interactuar con clientes y terceros, gestionar sus archivos y resolver sus reclamos o encargarse de sus requerimientos de manera eficaz:
    • * Llevar a cabo seguimientos y mantener buenas relaciones con los clientes.
    • * Redactar y entregar documentos a clientes que soliciten información sobre proyectos y realizar el debido seguimiento.
    • * Asegurar que los proyectos en proceso sean finalizados de acuerdo con el tiempo establecido.
  • - Encargarse de la coordinación general de la oficina y resolver cualquier problema o requerimiento administrativo:
    • * Realizar reportes de gastos.

Labores diarias

  • - Gestionar todas las llamadas, y correos electrónicos, tanto entrantes como salientes, además de encargarse de la agenda general.
  • - Interactuar con clientes y atender consultas.
  • - Archivar, organizar, guardar y revisar todo tipo de documentos.
  • - Organizar reuniones y encargarse de la logística.
  • - Procesar y registrar información mediante la actualización de bases de datos o archivos informáticos.

Perfil del candidato
  • - Manejo telefónico:
    • * Poseer un discurso claro.
    • * Manejar las llamadas de manera respetuosa, elocuente y eficaz.
  • - Excelentes habilidades de comunicación, vocación de servicio, orientación al cliente y proactividad:
    • * Comunicarse claramente, tanto de manera escrita como oral, con terceros, clientes y otros empleados.
    • * Contar con habilidades de servicio al cliente, ser paciente y protocolario.
    • * Ser capaz de crear y mantener relaciones profesionales duraderas.
    • * Ser capaz de trabajar independientemente y como parte de un equipo multidisciplinario.
  • - Organizado y capaz de manejar su tiempo efectivamente:
    • * Ser organizado y detallista, capaz de priorizar tareas debidamente.
    • * Ser capaz de manejar varias tareas al mismo tiempo y de trabajar bajo presión en un entorno dinámico y activo.
    • * Asegurar que los seguimientos se lleven a cabo de manera profesional y eficaz.
    • * Ser capaz de archivar documentos.
  • - Capacidad analítica y habilidad para resolver conflictos:
    • * Leer e interpretar información efectivamente.
    • * Resolver conflictos de manera eficiente y rápida.
    • * Anticiparse a las necesidades y expectativas de los clientes.
  • - Detallista y meticuloso:
    • * Asegurar que se cumplan con las especificaciones de los proyectos.
    • * Ser capaz de mantenerse enfocado al realizar labores repetitivas y monótonas.
    • - Honesto, discreto y con altos niveles de integridad:
      • * Ser capaz de manejar información confidencial y sensible.
    • - Motivado, decidido, responsable y capaz de adaptarse a diferentes situaciones.
    • - Inventivo e ingenioso, con conocimientos generales de procedimientos, procesos y equipos de oficina.
      Interesados, favor de postularse mediante esta plataforma.

        Habilidad requerida

        Detalles del trabajo

        Localización
        Remoto
        Empresa
        ...
        Tipo
        Tiempo completo
        Posiciones
        13
        Cantidad a contratar
        1
        Antigüedad
        ...
        degree
        ...
        Aplicar antes
        31/12/2021