Asistente Administrativo
Duración: - 2025-12-31
Puesto de trabajo: Asistente Administrativo
Descripción del trabajo
Estamos buscando una asistente administrativa para que sea parte de nuestro equipo en Malla Agency, SRL.
- - Gestionar todas las llamadas, y correos electrónicos, tanto entrantes como salientes.
- * Monitorear, responder y reenviar correos entrantes de manera constante.
- * Localizar y restituir las propuestas de los clientes (diseños y reportes).
- - Redactar, archivar y revisar documentos, tales como recibos, reportes, memos, hojas de cálculos y otros documentos administrativos:
- * Redactar, revisar y distribuir.
- * Actualizar y mantener al día los procedimientos y guías existentes, las listas de contactos, entre otros.
- - Archivar y organizar documentos, tanto físicos como digitales, incluyendo correos electrónicos, recibos, reportes y otros documentos administrativos:
- * Escanear documentos físicos para respaldarlos de forma digital.
- * Brindar asistencia registrando información y realizando el mantenimiento de la base de datos.
- - Coordinar y agendar reuniones de negocios, entrevistas, citas, eventos corporativos y otras actividades afines:
- * Gestionar el calendario y coordinar el trabajo con las reuniones de negocios.
- * Generar el orden del día para las reuniones con el objetivo de que se lleven a cabo de manera eficiente.
- * Tomar notas durante las reuniones laborales, generar un resumen y distribuirlo entre las personas correspondientes.
- - Interactuar con clientes y terceros, gestionar sus archivos y resolver sus reclamos o encargarse de sus requerimientos de manera eficaz:
- * Llevar a cabo seguimientos y mantener buenas relaciones con los clientes.
- * Redactar y entregar documentos a clientes que soliciten información sobre proyectos y realizar el debido seguimiento.
- * Asegurar que los proyectos en proceso sean finalizados de acuerdo con el tiempo establecido.
- - Encargarse de la coordinación general de la oficina y resolver cualquier problema o requerimiento administrativo:
- * Realizar reportes de gastos.
Labores diarias
- - Gestionar todas las llamadas, y correos electrónicos, tanto entrantes como salientes, además de encargarse de la agenda general.
- - Interactuar con clientes y atender consultas.
- - Archivar, organizar, guardar y revisar todo tipo de documentos.
- - Organizar reuniones y encargarse de la logística.
- - Procesar y registrar información mediante la actualización de bases de datos o archivos informáticos.
Perfil del candidato
- - Manejo telefónico:
- * Poseer un discurso claro.
- * Manejar las llamadas de manera respetuosa, elocuente y eficaz.
- - Excelentes habilidades de comunicación, vocación de servicio, orientación al cliente y proactividad:
- * Comunicarse claramente, tanto de manera escrita como oral, con terceros, clientes y otros empleados.
- * Contar con habilidades de servicio al cliente, ser paciente y protocolario.
- * Ser capaz de crear y mantener relaciones profesionales duraderas.
- * Ser capaz de trabajar independientemente y como parte de un equipo multidisciplinario.
- - Organizado y capaz de manejar su tiempo efectivamente:
- * Ser organizado y detallista, capaz de priorizar tareas debidamente.
- * Ser capaz de manejar varias tareas al mismo tiempo y de trabajar bajo presión en un entorno dinámico y activo.
- * Asegurar que los seguimientos se lleven a cabo de manera profesional y eficaz.
- * Ser capaz de archivar documentos.
- - Capacidad analítica y habilidad para resolver conflictos:
- * Leer e interpretar información efectivamente.
- * Resolver conflictos de manera eficiente y rápida.
- * Anticiparse a las necesidades y expectativas de los clientes.
- - Detallista y meticuloso:
- * Asegurar que se cumplan con las especificaciones de los proyectos.
- * Ser capaz de mantenerse enfocado al realizar labores repetitivas y monótonas.
- - Honesto, discreto y con altos niveles de integridad:
- * Ser capaz de manejar información confidencial y sensible.
- - Motivado, decidido, responsable y capaz de adaptarse a diferentes situaciones.
- - Inventivo e ingenioso, con conocimientos generales de procedimientos, procesos y equipos de oficina.